Change Management ist eine entscheidende Disziplin, die weit über technisches Projektmanagement hinausgeht und in hohem Maße den Erfolg von Veränderungsinitiativen beeinflusst. Eine Studie von IBM und der ZEM Universität Bonn demonstriert eindrücklich, dass Projekte, die 14 Prozent ihres Budgets in aktive Change-Management-Maßnahmen investieren, eine um 100 Prozent höhere Erfolgsquote aufweisen als jene, die dies nicht tun.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen einige der häufigsten Fehler im Change Management auf, die dazu führen können, dass Veränderungsvorhaben versanden.
1. Die Change-Story ist nicht rund
Ein Veränderungsprozess fällt selten einfach vom Himmel. Im Vorfeld haben sich die Entscheider:innen bereits viel mit der Veränderungsnotwendigkeit beschäftigt. In verschiedenen formellen und informellen Runden wurde so manches abgewogen und besprochen. Zum Zeitpunkt der Entscheidung ist den Entscheider:innen “die Sache klar”. Wenn dann die Entscheidung kommuniziert wird, fehlt jedoch häufig eine transparente Darstellung der Entscheidungsgrundlagen.
Lösung: Für die Mitarbeitenden, denen bei der Verkündung des Wandels alles neu erscheint, ist eine konsistente Change-Story unerlässlich. Es gilt, bei null anzufangen und keine Informationen vorauszusetzen.
2. Kommunikation ist mehr als bloße Mitteilung
Erfolgreiche Veränderungskommunikation basiert auf einer sorgfältig konstruierten Change-Story sowie einem klaren Veränderungsweg mit definierten Schritten und Meilensteinen. Die Botschaften wollen gut überlegt und einfach aufgebaut sein. Veränderungskommunikation besteht nicht nur aus der Mitteilung von Informationen, sondern erfordert auch ein tiefes Verstehen – sie ist stets ein Dialog.
Lösung: Es ist wichtig, die Grundhaltung zu vermitteln: Wir möchten wirklich verstehen, welche Botschaft bei den Mitarbeitenden ankommt. Oft weicht diese Wahrnehmung von den Erwartungen der Führung ab.
3. Unklarheit über getroffene Entscheidungen
Es gibt viele Bemühungen, Mitarbeitende in Veränderungsprozesse mit einzubinden. Oft wird versichert, dass Mitgestaltung möglich sei, jedoch wissen viele Beteiligte nicht, inwieweit sie tatsächlich Einfluss nehmen können. Auf die Überraschung, dass das gar nicht so viel ist, folgt dann die Enttäuschung.
Lösung: Auch wenn es sich manchmal als “zu hierarchisch” anfühlt: Kommunizieren Sie klar, welche Entscheidungen bereits getroffen wurden und welche Erwartungen an die Mitwirkung der Mitarbeitenden bestehen – sei es hinsichtlich Feedback oder gemeinsamer Ideenfindung bis hin zur detaillierten Ausarbeitung.
4. Die Rolle des Change Managements ist unklar
Fast jede Führungskraft hat eine andere Vorstellung, was Change Management alles umfasst. Das kann im Extremfall zur Entkoppelung vom eigentlichen Projekt führen und damit zur Wirkungslosigkeit.
Lösung: Binden Sie das Change Management von Beginn an ein – noch bevor das Veränderungsprojekt vollständig konzipiert ist. Das Change-Team arbeitet auf Augenhöhe als Sparringspartner mit dem inhaltlichen Projektteam zusammen. Für eine größtmögliche Wirksamkeit erfolgt zu Beginn eine Abstimmung über gegenseitige Erwartungen und Bedingungen.
5. Change Management wird erst am Ende hinzugezogen
Glücklicherweise kommt es heutzutage seltener vor, dass Change Management erst zu einem späten Zeitpunkt integriert wird. Tritt dieser Fall dennoch ein, sind bereits alle Maßnahmen umgesetzt und Mitarbeitende haben sich in ihren neuen Rollen etabliert – was den Gestaltungsspielraum erheblich einschränkt. Im ungünstigsten Fall soll dann das Unveränderbare den Mitarbeitenden bestmöglich verkauft werden – oft ohne Erfolg.
Lösung: Wenn das Top-Management eine sogenannte Basisentscheidung zur Veränderung getroffen hat, wird diese erst wirksam, wenn daraus viele Folgeentscheidungen abgeleitet werden (siehe Grafik oben). Der Prozess berührt zahlreiche Schnittstellen innerhalb der Organisation. Das Change Management moderiert die Erstellung dieser Folgeentscheidungen, wobei die Interessen der Organisation und der Individuen offen und transparent in Einklang gebracht werden sollten.
6. Change Management wird als punktuelles Geschehen missverstanden
Die dargestellten Phasenübergänge verdeutlichen häufig das Missverständnis, dass mit einer einmaligen Erklärung bereits der Wandel eingeleitet wurde. Leider neigen Veränderungsprozesse dazu, an diesen Stellen ins Stocken zu geraten oder zu versanden. Eine einmalige Erklärung allein reicht nicht aus.
Lösung: Wenn Sie feststellen, dass kontinuierlich dieselben Fragen auftauchen und Sie an Ihrer Kommunikationsansprache zweifeln, dann befinden Sie sich mitten in einem typischen Veränderungsprozess. Seien Sie darauf vorbereitet, einen langfristigen Ansatz zu verfolgen. Konstante Energiezufuhr seitens der Führungsebene sowie des Projektmanagements und Change Managements sind entscheidend für den Erfolg.
Fazit
Change Management ist eine anspruchsvolle Disziplin, die sowohl technische als auch soziale Kompetenzen erfordert. Die genannten Fehler sind häufige Stolpersteine, die den Erfolg von Veränderungsinitiativen gefährden können. Durch gezielte Planung, klare Kommunikation, die Einbindung von Stakeholder:innen und Anpassungsfähigkeiten können Unternehmen nicht nur die häufigsten Fallstricke vermeiden, sondern auch die Grundlage für nachhaltige und erfolgreiche Veränderungen schaffen.
Letztendlich geht es darum, die typisch menschlichen Wahrnehmungs- und Kommunikationsmuster in den Mittelpunkt des Wandels zu stellen und zu erkennen, dass Veränderungen nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle Beteiligten auf Augenhöhe zusammenarbeiten und jede:r eine spezifische Rolle im Wandel einnimmt.