PRAXISFELD Senior Beraterin Svenja Doebel hat mehrere Jahre in einer kirchlichen Organisation gearbeitet und dort Digitalisierungsprozesse gestaltet. In diesem Beitrag teilt sie ihr Wissen und ihre Erfahrung aus der Begleitung von IT-Projekten, insbesondere DMS-Einführungen.
Wenn es um Verwaltung in der Kirche geht, dann gibt es eine Sache, die wohl alle kennen: Papierberge, lange Bearbeitungszeiten und Prozesse, die sich im Kreis drehen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann hier helfen – weniger Papier, mehr Transparenz, effizientere Abläufe. Aber: Die Einführung eines DMS ist kein Selbstzweck. Es geht darum, die Zukunftsfähigkeit der Kirche zu sichern – mit weniger Reibungsverlusten, klaren Prozessen und einer verbesserten Zusammenarbeit.
Bei der Digitalisierung von Kirche gibt es drei Faktoren, die besonders entscheidend sind:
1. Vom Problem zur Lösung: Digitalisierung braucht ein gemeinsames Ziel
"Wir brauchen ein DMS!" – Das höre ich oft. Aber die eigentlich wichtige Frage ist: Warum? Was genau soll sich verbessern? Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern Organisationsentwicklung. Wenn die Leute das Gefühl haben, dass ihnen einfach eine neue Software „übergestülpt“ wird, dann wird das nichts. Deshalb ist es entscheidend, dass alle Beteiligten – und das heißt wirklich ALLE, nicht nur die IT – von Anfang an ein gemeinsames Verständnis darüber haben, welches Problem gelöst werden soll.
Das heißt konkret: Nicht einfach mit Argumenten überzeugen wollen, sondern den Mehrwert erlebbar machen. Menschen nehmen Veränderungen dann an, wenn sie sie selbst als sinnvoll empfinden. Erfolgsgeschichten aus anderen Bereichen können helfen, genauso wie erste kleine Pilotprojekte, die direkt zeigen, wie es besser geht.
2. Die richtigen Leute einbinden: Kein Wasserkopf, sondern echte Anwender
Ein DMS ist eine Arbeitserleichterung – aber nur, wenn es so eingeführt wird, dass es wirklich hilft. Und wer weiß am besten, was hilft? Die Menschen, die tagtäglich damit arbeiten! Genau deshalb ist es so wichtig, dass nicht nur Projektverantwortliche oder Führungskräfte mitreden, sondern auch die eigentlichen Anwender.
Oft erlebe ich, dass solche Projekte von einer kleinen Gruppe geplant und dann „von oben“ ausgerollt werden. Das führt aber dazu, dass sich viele nicht mitgenommen fühlen und entsprechend skeptisch bleiben. Besser ist es, von Anfang an echte Anwender einzubinden – sie kennen die Herausforderungen des Alltags und können direkt mitgestalten. Noch besser: Sie werden zu Multiplikatoren, die die Vorteile an andere weitergeben.
3. Einfach machen: Klein starten, groß wachsen
Ja, es gibt rechtliche Anforderungen, und auch Compliance-Themen müssen berücksichtigt werden – aber zu lange planen und dann am Ende an der Realität vorbeientwickeln? Das bringt nichts. Stattdessen ist es sinnvoll, ein Vorgehen mit agilen Elementen zu wählen.
Das bedeutet nicht, dass alles chaotisch ablaufen muss. Es geht vielmehr darum, schrittweise vorzugehen. Erst den Standardprozess etablieren, dann Sonderfälle nach und nach ergänzen. Dabei immer wieder testen, Feedback einholen und nachbessern. Digitalisierung darf nicht zum Mammutprojekt werden, das nach Jahren noch nicht fertig ist – lieber früh starten, erste Erfolge erzielen und darauf aufbauen.
Wichtig ist, die Digitalisierung nicht als rein technisches Projekt zu betrachten, sondern als Teil einer umfassenden Organisationsentwicklung.